Corona: een financiële impact op mijn groep

Eerst en vooral is het belangrijk om te kijken of je bepaalde kosten die gemaakt zijn, terug kan krijgen.

Weekendverblijf

Bekijk de annuleringsvoorwaarden, vraag een uitzondering wegens overmacht of vraag om het evenement of weekend te mogen herplannen. Opteer bij het herplannen liever voor een datum in het volgend werkjaar.

Heb je geboekt bij CJT? Check dan de uitzonderlijke voorwaarden in kader van het coronavirus. Daarnaast kan je ook rechtstreeks contact opnemen met de uitbater van het jeugdverblijf.

Eten/Drinken

Neem zo snel mogelijk contact op met leveranciers:

• Besteld bij Solucious? Je kan tot 48u op voorhand annuleren (maar doe dit best zo snel mogelijk).
• Bij Collect & Go bel je best naar het filiaal van de Colruyt. Leg de situatie uit en hoop op begrip.
• Indien het niet mogelijk is, probeer je best te onderhandelen om enkel droge voeding op te nemen.

Als je alles in het werk hebt gesteld om de kosten te beperken, dan nog is de kans groot dat je gemaakte kosten niet terug kan krijgen. Dat is ergens begrijpelijk aangezien de crisis ook op de tegenpartij een weerslag heeft. Ga dan ook begripvol om met leveranciers, jeugdverblijven of andere instanties die het geld niet terug kunnen storten.

Het is belangrijk om zicht te krijgen op de gemaakte kosten om zo de financiële verliezen in kaart te brengen. Om te kijken hoe je de financiële schade kan beperken, kan je gebruik maken van dit handig Excelsjabloon. Je kan ook een ingevuld voorbeeld downloaden.

• Maak een vergelijking met vorige edities en probeer je gemiste inkomsten in kaart te brengen.
• Som in het sjabloon je reeds gemaakte kosten op die niet terugbetaald worden (annulatie verblijf, muziekinstallaties, voeding, drukwerk…).
• Het sjabloon kan je gebruiken om een dossier op te stellen. (zie verder op deze pagina)

Heb je alle kosten in kaart gebracht? Stuur ze ook zeker door naar benjamin@ksa.be. Met KSA verzamelen we alle kosten van alle KSA-groepen om een globaal zicht te krijgen op de impact van de crisis.

Als je alle kosten in kaart hebt gebracht, kan er nagedacht worden op welke manier je dat verlies kan opvangen. Welke acties kan je doen en hoe pak je dat het best aan?

Terugbetaling van inschrijvingsgelden of inkomprijzen

Als je reeds tickets verkocht of via inschrijvingen al inschrijvingsgeld binnenkreeg, is het belangrijk om goed te communiceren tegenover de mensen die zich reeds inschreven.

Als het mogelijk is betaal je de tickets of de inschrijvingsgelden terug. Je kan wel vragen aan je deelnemers om af te wegen het inschrijvingsgeld niet terug te vragen aangezien er al wat werkings- en annuleringskosten zijn gemaakt. Belangrijk hierbij is dat je dat voorstel heel vrijblijvend houdt, je kan en mag niemand hiertoe verplichten.

Een duidelijke communicatie naar je deelnemers is daarbij héél belangrijk. Niet iedereen heeft zicht op de reeds gemaakte kosten van jouw KSA-groep. Door die in kaart te brengen en daarover open te communiceren, breng je duidelijkheid. Je communicatie hangt natuurlijk ook af van het type evenement. We geven je enkele voorbeelden over hoe je kan communiceren:

• Voorbeeld communicatie afgelaste fuif met vvk
• Voorbeeld communicatie afgelast evenement met inschrijvingen vooraf 
• Voorbeeld communicatie afgelast meerdaags initiatief of daguitstap met inschrijvingen vooraf 

Als je zicht hebt op welke inkomsten je kan behouden, kan je die toevoegen in je sjabloon. Zo heb je een finaal zicht over welke kosten je hebt gemaakt.

Je kan op verschillende manieren steun vragen voor de annulerings- en werkingskosten van je afgelaste initiatieven. Het is héél belangrijk dat je een vrijblijvende boodschap verkondigt zodat niemand zich daartoe verplicht voelt. Veel mensen uit je netwerk zijn ook persoonlijk getroffen door de crisis, hou daar dus rekening mee in je communicatie. Als je de actie nu al naar buiten brengt, communiceer je die best op een digitale manier.

Mogelijke manieren om steun te vragen:

• Ontwerp een virtuele steunkaart en vraag aan je netwerk om die aan te kopen.
  • Bij een aangekochte steunkaart krijgt de koper een leuke virtuele steunkaart van jouw KSA in de mailbox.
• Zet een videocall op met je leiding en bedenk samen (vanop afstand!) creatieve manieren om een steunfonds op te richten.
• Wanneer alles terug bij het oude is, kan je natuurlijk ook nog initiatieven opzetten. Denk maar aan een baravond met oud-leiding en ouders waar je een collectebus kan installeren!
• Je kan ook een inzamelactie opzetten via Facebook (via de FB van jouw KSA-groep) of een brief mailen naar je netwerk. Zorg ervoor dat je daarbij alles voldoende duidt. Lees daarvoor zeker de voorbeeldbrief. 

Bij al de bovenstaande manieren is het belangrijk dat je de wat, waarom en hoe vermeldt.

Hierboven werd al gehamerd op een goede communicatie. Naast het communiceren van de gemaakte kosten is het ook nog altijd belangrijk om te communiceren waarvoor je het geld gebruikt in je werking:

• Om de zomerkampen betaalbaar te houden voor iedereen.
• Om materiaal aan te kopen voor het kamp en voor de activiteiten doorheen het jaar.
• Om drempels te verlagen zodat iedereen deel kan uitmaken van de KSA-familie.
• Om de huur te betalen van de lokalen of om de lening voor je nieuwe lokalen af te betalen.

Je kan natuurlijk ook aankloppen bij je stad of gemeente om de gemaakte kosten aan te kaarten. De crisis weegt ook op je stad of gemeente dus het is niet zeker dat ze daar in tussen kunnen komen, maar mits een goede verstandhouding kan je het wel aankaarten.

• Breng het punt van de gemaakte kosten op de jeugdraad of neem het op met jouw jeugddienst.
• Aan de hand van het sjabloon heb je reeds zicht op je gemaakte kosten. Maak daar een dossier van zodat het voldoende duidelijk is voor de gemeente wat het verlies is. In het dossier kaart je ook aan waarvoor je het geld gebruikt.
• Probeer niet enkel met je eigen jeugdbeweging je gemaakte kosten via de gemeente terug te krijgen. Stel een dossier op met andere jeugdorganisaties in samenspraak met de jeugddienst. Zo krijgt de stad makkelijk zicht op de totale kost voor het jeugdwerk.
• Kom zelf met een creatief voorstel: schakel de jeugdraad in om geld in te zamelen of misschien kan er voor volgend werkjaar gekeken worden om de werkingsubsidies te verhogen…
• Wees ook in je communicatie naar de stad of gemeente constructief en verwacht niet dat de gemeente plots alles terugbetaalt. De coronacrisis brengt ook voor hen grote kosten met zich mee. Kijk hoe je samen tot een oplossing kan komen.

Hier vind je een voorbeeld van hoe zo een dossier er uit zou kunnen zien. Bezorg je dossier ook aan benjamin@ksa.be. Met KSA verzamelen we alle kosten van alle KSA-groepen om een globaal zicht te krijgen op de impact van de crisis.