Het traject van een vrijwilliger

Bij het onthaal van nieuwe vrijwilligers is informeren essentieel: wat wordt van hen verwacht, welke afspraken gelden er in je groep, hoe zit de structuur van je groep in elkaar … Daarbij is het belangrijk dat dat ook bespreekbaar gemaakt wordt en vrijwilligers op hun beurt ook bezorgdheden en verwachtingen kunnen uiten. Ze zijn immers een volwaardig deel van de leidingsgroep. Daarnaast kan een feestelijk onthaal niet ontbreken om hen welkom te heten en de groepsbinding met de andere leiding te bevorderen. Door hen geleidelijk aan meer en meer taken en verantwoordelijkheden te geven en hen daar ook voldoende in te ondersteunen, activeer je de nieuwe vrijwilligers en geef je hen de kans te groeien.

• Wordt nieuwe leiding feestelijk onthaald? 
• Wordt binnen onze leidingsgroep duidelijk besproken wat er van iedereen verwacht wordt?
• Wordt er een oplossing gezocht voor iemand die niet aan bepaalde verwachtingen kan beantwoorden?
• Worden de afspraken binnen de ploeg elk werkjaar duidelijk overlopen? Zijn die bespreekbaar en staat iedereen erachter?
• Wordt beginnende leiding onmiddellijk als volwaardig deel van de leidingsgroep aanzien en behandeld?

Gedurende het werkjaar kunnen (beginnende) leid(st)ers, afhankelijk van de nood die ze ervaren, op verschillende personen beroep doen voor ondersteuning en wordt ervaring doorgegeven (groepsleiding, meter/peter, medeleiding …). Daarbij is het goed af en toe een gesprekje te hebben over hoe het leiderschap hen bevalt. Dat is niet enkel in het kader van stagebegeleiding aan te raden, het kan voorkomen dat problemen opduiken en bevordert een open sfeer in je groep. Evaluatie hoeft dus niet per se een formele vorm aan te nemen of enkel in situaties waar het minder goed loopt op te duiken, feedback kan ook tussendoor gegeven worden en gewoon bevestiging geven dat alles goed loopt. Een positieve sfeer waar iedereen constructief te werk gaat en waar feedback geven vanzelfsprekend is, is daarbij belangrijk. Begeleiding gaat tot slot ook om kansen geven: nieuwe leiding stimuleren om vernieuwende ideeën in de groep te brengen, de kans geven om bepaalde taken op te nemen, aandacht hebben voor noden en mogelijkheden qua vorming en dat bespreken in de groep …

• Heb je een aanspreekpunt bij wie iedereen terecht kan bij problemen? 
• Wordt nieuwe leiding structureel begeleid door medeleiding of bijvoorbeeld een meter-petersysteem?
• Wordt deelname aan (hoofd)animatorcursussen gestimuleerd binnen je groep?
• Is er aandacht voor vormingsnoden binnen de groep en vorming die aangeboden wordt door KSA of door je gemeente?
• Wordt nieuwe leiding gestimuleerd om vernieuwende ideeën in de groep te brengen?
• Worden taken voldoende verdeeld onder de hele leidingsgroep? 
• Wordt de coördinatie van initiatieven ook door iemand anders dan de groepsleiding opgenomen?
• Wordt kennis doorgegeven door telkens twee personen samen een taak te laten opnemen?
• Is er bij het evalueren ook aandacht voor het proces en niet enkel voor de resultaten?

Als er op een constructieve manier feedback gegeven wordt aan elkaar en je werking op tijd geëvalueerd wordt, kan iedereen een plaatsje vinden waar hij/zij zich goed voelt. Soms kan het daarbij nodig zijn je structuur eens van dichterbij onder de loep te nemen en te kijken hoe je een geschikt plaatsje voor een persoon kunnen creëren, engagementen anders kunnen verdelen … Denk maar aan iemand die niet zo graag in leiding staat maar wel nog mee je evenementen wil organiseren. Het zou jammer zijn moest die persoon uit de boot vallen. Daarvoor moet ‘heroriëntatie’ ook door je groep mogelijk gemaakt worden. Daarbij mag niet vergeten worden dat de jeugdbeweging een vrijwillig engagement blijft dat de nodige experimenteerruimte wil bieden aan personen om zich te ontplooien. Door een variatie aan uitdagingen aan te bieden, waar verschillende vrijwilligers zich toe aangetrokken voelen, stimuleer je langere engagementen en zie je personen groeien. De nodige afspraken maken en verwachtingen uiten is onmisbaar om misverstanden en frustraties omtrent de verschillende mogelijke engagementen te vermijden. Elk engagement draagt zo een belangrijk steentje bij tot je werking en verdient voldoende appreciatie. Op tijd en stond eens een bedankje is dan ook gepast. Ook bij het afscheid van een vrijwilliger pleiten we voor een soort van vaste procedure, zodat de vrijwilliger kan uitkijken naar een mooi afscheidsmoment.

• Krijgt iedereen die een steentje bijdraagt voldoende appreciatie? Zowel leiding als derden?
• Kan iemand die geen leiding meer wil geven nog andere taken opnemen binnen je groep? Welke taken zouden nog uit handen van leiding kunnen gegeven worden?
• Kunnen er nog wijzigingen in het leidingskader gebeuren als iemand zich niet goed voelt bij een bepaalde groep?
• Wordt er, als iemand een taak niet naar wens uitvoert, gepolst wat de achterliggende oorzaak is? Wordt indien nodig hulp geboden of gewisseld in de taakverdeling?

Als een actieve vrijwilliger een oud-vrijwilliger wordt, bestaan er nog steeds kansen om een zekere band in stand te houden. Door gegevens bij te houden en regelmatig up te daten, kan je hen blijven informeren over je werking en evenementen. Zo versterk je als groep het netwerk waar je op kan terugvallen in uiteenlopende situaties.

• Is er nog voldoende contact met onze oud-leiding zodat ze raad en hulp kunnen bieden waar nodig? 
• Wordt er enkel contact opgenomen met oud-leiding als er problemen zijn?
• Heeft iedereen een lijst met de gegevens van de oud-leiding?
• Gaan jullie soms langs bij oud-leiding die iets te vieren heeft? Bv. geboorte, trouw …

Motivatie loopt doorheen het hele traject. Het betekent dat je personen aanzet om een engagement waar te maken en samen bepaalde doelen te bereiken. Het is zeker niet dwingen, maar wel op een positieve manier aanmoedigen en bekrachtigen. Om de motivatie en de sfeer positief te houden is het belangrijk regelmatig een fijne activiteit te doen met de leidingsgroep, aan minder leuke taken ook iets leuk te koppelen zoals een opkuisfeestje, barbecue achteraf …
Als er problemen opduiken is het aangewezen die bespreekbaar te maken en de achterliggende oorzaak aan te pakken voor personen afhaken.

• Zijn er ook activiteiten voor de leidingsgroep? Wordt dat door iemand als taak opgenomen?
• Is er aandacht voor de motivatie en het functioneren van iedereen binnen de leidingsgroep? 
• Neemt er iemand de taak op zich om de motivatie van iedereen in het oog te houden en indien nodig eens een babbeltje te doen om achterliggende oorzaken te kunnen aanpakken?
• Wordt er aan het opnemen van taken ook iets leuk gekoppeld? Denk bijvoorbeeld aan een één tegen allen met beloning, opkuisfeestje, cake voor helpers …