Kasbeheer en financiële afspraken

De penningmeester is verantwoordelijk voor een goed beheer van de kas van jouw plaatselijke KSA-groep. Zorgvuldig en secuur werken is van levensbelang voor een goed kasbeheer. Kies daarom iemand die de verantwoordelijkheid ten volle opneemt.

Vergeet ook niet regelmatig de gegevens van je penningmeester in Digit te updaten. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt, wat financiële zaken betreft.

Eigenlijk zijn financiën een zorg van iedereen binnen jouw groep. Maak duidelijke afspraken en zorg dat alle leiding op de hoogte is van de financiën. Enkele tips zijn:

• Elke maand wordt er een financieel overzicht gepresenteerd. Zo blijft iedereen tijdig op de hoogte en is iedereen medeverantwoordelijk.
• Bespreek de financiële resultaten van je initiatieven. Komen de eigenlijke opbrengsten/uitgaven overeen met het te verwachten resultaat?
• Uitgaven en investeringen:
  • Wie beslist er over uitgaven? Tot welk bedrag kan er autonoom gehandeld worden?
  • Welke onkosten worden terugbetaald? Zorg er steeds voor een bewijs is voor een terugbetaling, zo vermijd je discussies achteraf.
  • Betaal je een kilometervergoeding? Voor wie en hoeveel krijg je dan?
• Kosten voor leiding. Wie betaalt wat en wanneer? Welk systeem hanteer je om consumpties af te rekenen: onmiddellijk cash betalen, een streepjeslijst of een forfaitair systeem?
• Zijn er afspraken over leeftijdsgroepkassen? Wanneer worden die afgerekend? Welke kosten worden met die kassen betaald en welke met de algemene kas?

Nadenken over financiële afspraken vormt de basis van een financieel beleid. Evalueer de afspraken jaarlijks en denk daarbij ook na over de volgende zaken:

• Welke investeringen plannen we het komende jaar?
• Welk bedrag hebben we nodig om de gewone werking te bekostigen? Welk bedrag kunnen we sparen?
• Is het nodig om een besparingsplan (geldnood) of een bestedingsplan op te stellen?

Een begroting is een voorspelling van alle (geschatte) inkomsten en uitgaven voor je activiteiten, kamp of een ander evenement. Als je die afzonderlijke begrotingen allemaal samenbrengt, heb je de begroting voor een volledig werkjaar. Door het opstellen van een begroting heb je een duidelijke kijk op je kosten (huur van je lokaal op weekend, treintickets voor een daguitstap met je leden ...) en je inkomsten (bv. winst van het eetfestijn ...). De begroting moet je in het achterhoofd houden bij de voorbereiding van je activiteit en als je materiaal voor je activiteit gaat aankopen. Zo vermijd je dat je meer uitgeeft dan gepland. Een goede begroting voldoet aan een aantal kenmerken:

• Het is een voorzichtige raming: een begroting kan niet in het wilde weg opgesteld worden.
• Een begroting is gebaseerd op de gegevens van het vorige boekjaar, ervaringen uit het verleden en ev. offertes bij grotere uitgaven. 
• Een begroting is realistisch. Een begroting die opgesmukt is, brengt problemen met zich mee tijdens het jaar waarvoor de begroting is opgesteld. 
• Je bouwt best ook een marge in voor onzekere zaken. Schat je kosten altijd 5% hoger in en je inkomsten 5% lager dan werkelijk verwacht. 
• Een begroting is niet statisch. Een begroting kan worden aangepast in de loop van het werkjaar, om ze realistisch te houden.
• De overheid voorziet geen wettelijk kader om een begroting op te maken. De vorm is vrij te bepalen. Maar zorg voor een overzichtelijk document, zodat je tijdens het jaar gemakkelijk kan controleren of de begroting voldoende wordt nageleefd.
• Een begroting stelt ook een evenwicht voor, nl. een evenwicht tussen de toekomstige uitgaven en de toekomstige inkomsten. Je zorgt er best voor dat de toekomstige inkomsten groter zijn of minstens even groot zijn. Als zou blijken dat de inkomsten wellicht lager zijn dan de uitgaven, moet je dus vooraf ook al begroten hoe je dat onevenwicht zal wegwerken: overdracht uit de financiële reserves, lening …

Naast het opstellen van een begroting is het ook belangrijk om na elk weekend, evenement, werkjaar ... een afrekening op te maken. Dat is een opsomming van de effectieve uitgaven en inkomsten. Zo kan je zien of je meer of minder hebt uitgegeven dan gepland in je begroting. Je kan zo ook makkelijk uitrekenen hoeveel winst je hebt gemaakt en of dat meer of minder was dan je eerst dacht bij het opmaken van de begroting. De afrekening is daarnaast ook een belangrijk hulpmiddel bij het opstellen van een begroting voor het volgende werkjaar of jaarlijks terugkerende activiteiten. 

Een duidelijke boekhouding is de gemakkelijkste manier om een goed overzicht te behouden over uitgaven en inkomsten van jouw groep.

Dat kan op een eenvoudige manier die weinig extra werk vraagt. Soms zelfs integendeel: als je later dingen moet opzoeken of als er discussie ontstaat over bepaalde uitgaven, kan het je veel tijd besparen. Enkele tips:

• Maak een duidelijk onderscheid tussen alle inkomsten en uitgaven. Splits dat ev. ook op per leeftijdsgroep. 
• Maak het onderscheid tussen de verschillende kassen: zichtrekening, spaarrekening, cashgeld.
• Bewaar alle bewijsstukken!
• Controleer regelmatig of je boekhouding overeenkomt met je financiële saldo’s.
• Noteer alle transacties tussen de verschillende rekeningen (bv. cash geld op je zichtrekening storten). 
• Zorg ervoor dat je boekhouding eenvoudig is, zodat iedereen ze kan lezen.
• Zorg ervoor dat je boekhouding volledig en correct en dat ze regelmatig wordt bijgewerkt.