KSA steunt op talloze vrijwilligers: van de leid(st)ers van onze groepen tot nationale beleidsvrijwilligers. Zonder hen zou geen enkel niveau van onze beweging kunnen blijven draaien. Een goed vrijwilligersbeleid vinden we dan ook heel belangrijk. Naar aanleiding daarvan bracht de Werkgroep Vrijwilligersbeleid het traject van onze vrijwilligers in kaart en lijstte ze per stap in het traject op wat belangrijke aandachtspunten zijn. Dat kan toegepast worden op de verschillende vrijwilligers. Een beknopt overzicht op maat van je KSA-groep vind je hieronder. Het volledige vrijwilligersbeleid vind je onder 'publicaties'.

Traject vrijwilligers

Werving en selectie

Je traject als vrijwilliger begint als je op één of andere manier ‘geworven’ wordt. Bij de meeste groepen gebeurt dat bij de oudste leden. Het is belangrijk hen dan ook voor te bereiden op dat engagement en hen er al kennis mee te laten maken zodat ze weten wat hen te wachten staat. Een +16’ers-werking kan hierbij helpen (zie www.ksa.be/pluszestien). Ook kennismakings- en teambuildings-activiteiten samen met de huidige leidingsgroep zijn een aanrader. Indien nodig kunnen ook leid(st)ers van buitenaf gezocht worden of kan gepolst worden bij oud-leden of oud-leiding. Het uitgangspunt in onze visie is dat bij deze werving iedereen die wil meewerken aan de werking van jullie groep aan bod zou moeten kunnen komen en kansen zou moeten krijgen om door te groeien. Door verschillende mogelijkheden qua engagement aan te bieden, vermijden jullie dat personen uit de boot vallen of snel afhaken en maken jullie de engagementen minder zwaar. Denk maar aan de verschillende mogelijkheden die een Hernieuwerwerking kan bieden. Zo kunnen jullie de juiste vrijwilliger op de juiste plaats inzetten en is een meer dynamische overgang tussen verschillende engagementen mogelijk. Voor een aantal taken, bijvoorbeeld die van groepsleid(st)er, is enige vorm van selectie gewenst en wordt de aanpak daarvoor best binnen de groep besproken en afgestemd op de situatie.

Onthaal

Bij het onthaal van nieuwe vrijwilligers is informeren essentieel: wat wordt van hen verwacht, welke afspraken gelden er in jullie groep, hoe zit de structuur van jullie groep in elkaar … Daarbij is het belangrijk dat dat ook bespreekbaar gemaakt wordt en vrijwilligers op hun beurt ook bezorgdheden en verwachtingen kunnen uiten. Ze zijn immers een volwaardig deel van de leidingsgroep. Daarnaast kan een feestelijk onthaal niet ontbreken om hen welkom te heten en de groepsbinding met de andere leiding te bevorderen. Door hen geleidelijk aan meer en meer taken en verantwoordelijkheden te geven en hen hier ook voldoende in te ondersteunen, activeer je de nieuwe vrijwilligers en geef je hen de kans te groeien.  

Begeleiding en evaluatie

Het onthaal kan gezien worden als de eerste stap van de begeleiding: er wordt informatie aangeboden aan de vrijwilliger rond de werking, mogelijkheden qua vorming, bij wie je waarvoor terecht kan (groepsleiding, meter/peter, medeleiding …). Maar daar blijft het niet bij, gedurende het werkjaar kunnen de beginnende leid(st)ers, afhankelijk van de nood die ze ervaren, op die verschillende personen beroep doen voor ondersteuning en wordt ervaring doorgegeven. Daarbij is het goed ook af en toe een (informeel) gesprekje te hebben over hoe het leiderschap hen bevalt. Dat is niet enkel in het kader van stagebegeleiding aan te raden, het kan voorkomen dat problemen opduiken en bevordert een open sfeer in je groep. Evaluatie hoeft dus niet per se een formele vorm aan te nemen of enkel in situaties waar het minder goed loopt op te duiken, feedback kan ook tussendoor gegeven worden en gewoon bevestiging geven dat alles goed loopt. Bij beginnende leiding neemt dat vanzelfsprekender een meer prominente rol in maar het is zeker een meerwaarde om feedback en evaluatie niet daartoe te beperken. Iedereen kan op gepaste manieren door iedereen geëvalueerd worden. Een positieve sfeer waar iedereen constructief te werk gaat en feedback geven vanzelfsprekend is, is hierbij belangrijk. Begeleiding gaat tot slot ook om kansen geven: nieuwe leiding stimuleren om vernieuwende ideeën in de groep te brengen, de kans geven om bepaalde taken op te nemen, aandacht hebben voor noden en mogelijkheden qua vorming en dat bespreken in de groep …

Heroriëntatie en bedanking

Als er op een constructieve manier feedback gegeven wordt aan elkaar en jullie werking op tijd geëvalueerd wordt, kan iedereen een plaatsje vinden waar hij/zij zich goed voelt. Soms kan het daarbij nodig zijn jullie structuur eens van dichterbij onder de loep te nemen en te kijken hoe jullie een geschikt plaatsje voor een persoon kunnen creëren, engagementen anders kunnen verdelen … Denk maar aan iemand die niet zo graag in leiding staat maar wel nog mee jullie evenementen wil organiseren. Het zou jammer zijn moest die persoon uit de boot vallen. Daarvoor moet ‘heroriëntatie’ ook door jullie groep mogelijk gemaakt worden. Daarbij mag niet vergeten worden dat de jeugdbeweging een vrijwillig engagement blijft dat de nodige experimenteerruimte wil bieden aan personen om zich te ontplooien. Persoonlijke keuzes staan steeds centraal, iemand kan niet zomaar in een bepaalde functie of taak geduwd worden als hij/zij daar zelf niet achter staat. Door een variatie aan uitdagingen aan te bieden, waar verschillende vrijwilligers zich toe aangetrokken voelen, stimuleer je langere engagementen en zie je personen groeien. De nodige afspraken maken en verwachtingen uiten is onmisbaar om misverstanden en frustraties omtrent de verschillende mogelijke engagementen te vermijden. Elk engagement draagt zo een belangrijk steentje bij tot jullie werking en verdient voldoende appreciatie. Op tijd en stond eens een bedankje is dan ook gepast. Ook bij het afscheid van een vrijwilliger pleiten we voor een soort van vaste procedure, zodat de vrijwilliger kan uitkijken naar een mooi afscheidsmoment.

Contact houden

Als een actieve vrijwilliger een oud-vrijwilliger wordt, bestaan er nog steeds kansen om een zekere band in stand te houden. Door gegevens bij te houden en regelmatig up te daten, kunnen jullie hen blijven informeren over jullie werking en evenementen. Zo versterk je als groep het netwerk waar je op kan terugvallen in uiteenlopende situaties. 

Motivatie 

Motivatie loopt doorheen het hele traject. Het betekent dat je personen aanzet om een engagement waar te maken en samen bepaalde doelen te bereiken. Het is zeker niet dwingen, maar wel op een positieve manier aanmoedigen en bekrachtigen. Om de motivatie en de sfeer positief te houden is het belangrijk regelmatig een fijne activiteit te doen met de leidingsgroep, aan minder leuke taken ook iets leuk te koppelen zoals een opkuisfeestje, barbecue achteraf … Ook iemand die de groepsdynamica bewaakt en opvolgt of iedereen zich goed voelt in zijn/haar positie vermijdt motivatieproblemen, dat hoeft niet noodzakelijk de groepsleiding te zijn. Als er problemen opduiken is het aangewezen die bespreekbaar te maken en de achterliggende oorzaak aan te pakken voor personen afhaken.