Planning

AUGUSTUS EN SEPTEMBER

• Voorbije kamp evalueren
• De bevindingen over de kampplaats doorgeven via opkamp.be
• Kampplaats vastleggen voor volgende jaren - huurcontract
• Nazorg van het kamp: afrekeningen, materiaal nakijken, bedankingen, fiscale attesten, formulier mutualiteiten …

OKTOBER

• Ondersteuning van de gemeente (kampvervoer, subsidie, tenten …) nagaan

NOVEMBER

• Vanaf begin november: aanvraag tenten bij ULDK indienen (zie materiaal)

DECEMBER

• Kookploeg bijeenzoeken

JANUARI

• Datum communiceren
• Camion en chauffeur regelen

Februari 

• Tenten reserveren bij het ULDK

MAART

• Kampverkenning – bevestiging van kamphuis of - terrein
• Zoektocht tenten indien weigering bij ULDK

APRIL

• Kampthema bepalen
• Kampvervoer regelen
• Kampprogramma uitwerken
• Info over kamp(en) op website van groep plaatsen
• Vóór 1 mei: bosaanvraag Wallonië

MEI

• Kampmateriaal bijeenzoeken en controleren - zijn er aankopen of herstellingen nodig?
• Kampboekje verdelen
• Viering of bezinning aanvragen -> jolien.caubergh@ksa.be
• Vóór 1 juni: Kampregistratie via digit invullen
• Alcoholbeleid op kamp opstellen
• Afspraken tegen (nacht)lawaai opmaken
• Kampkaartjes bestellen via KSA shop

JUNI

• Aanvraag Vlaamse bossen indienen (zie regelgeving)
• Melding kamp bij Waalse kampgemeente
• Aanvraag kampvuur - toestemming eigenaar
• Verzekeringen voor leden, leiding, koks, materiaal, auto’s … in orde brengen -> verzekeringen
• Aangifteformulieren voor ongevallen aanvragen
• EHBO-koffer in orde brengen
• Dubbelcheck of je kampvervoer (leden en materiaal) geregeld is
• Lijsten met gegevens van deelnemers opstellen, ook met de contactgegevens van de thuiscontactpersonen
• Info voor bezoekdag aan ouders bezorgen
• Topografische kaarten (stafkaarten) bestellen via het provinciaal of nationaal secretariaat. Hou wel rekening met een leveringstermijn van minimum drie weken.
• Draaiboek opstellen: kampprogramma met activiteitenoverzicht, dagindeling en taakverdeling
• Bestellingen bij winkels plaatsen

NET VOOR HET KAMP

• Kampgeld ophalen
• Medische fiches verzamelen
• Kampmap vullen met:
  • Draaiboek
  • Deelnemerslijsten: leden, leiding, koks ...
  • Contract kampplaats
  • Contracten, bestelbonnen leveranciers
  • Aanvragen en attesten voor kampvuur, geluid, bosspel...
  • Materiaallijsten
  • Nuttige adressen en telefoonnummers
  • Documenten voor kampvervoer
  • Toezeggingsformulier ULDK
  • Kampbegroting
  • Verzekeringspapieren