FAQ voor Digitverantwoordelijken
De weg kwijt in Digit? In de war met de start van het werkjaar? Uniek e-mailadres? Vlagmoment? Leiding toewijzen aan de leeftijdsgroep? We lijsten de meest voorkomende vragen over Digit en hun antwoorden op in onderstaande FAQ (Frequently Asked Questions) voor Digitverantwoordelijken.
Toch niet niet gevonden wat je zoekt? Kijk dan zeker eens in de uitgebreide handleiding voor Digitverantwoordelijken!
Wat moet ik doen bij de opstart van het werkjaar?
Om Digit klaar te maken voor het nieuwe werkjaar zal je eind augustus enkele dagen niet meer in Digit kunnen werken. Van zodra Digit weer beschikbaar is, zal je als Digitverantwoordelijke van het vorige werkjaar een mailtje ontvangen met daarin de uitleg voor de opstart van het nieuwe werkjaar. Vanaf dan zal het ook niet meer mogelijk zijn om aanpassingen te doen in het oude werkjaar.
Die Digitverantwoordelijke zal op dat moment de enige zijn die kan inloggen met schrijfrechten in je groep. Je logingegevens (lidnummer en wachtwoord) blijven steeds hetzelfde. Eens ingelogd zijn er twee mogelijkheden:
-
Je bent in het nieuwe werkjaar nog steeds Digitverantwoordelijke.
Schrijf dan eerst jezelf weer in met de status "Gewoon lid" (of "Uitpas"). Wijs jezelf daarna de functie van Digitverantwoordelijke toe. Vanaf dan kan je leden beginnen inschrijven, activiteiten aanmaken, verzekering ledenwerving aanvragen,...
-
Je bent niet langer de Digitverantwoordelijke van je groep.
Schrijf dan je opvolger in met de status "Gewoon lid" (of "Uitpas") en wijs die persoon de functie van Digitverantwoordelijke toe. Zorg zeker dat er een e-mailadres gekoppeld is aan het lid, zodat er een wachtwoord kan ingesteld worden. Als je opvolger al een wachtwoord op Digit heeft ingesteld, kan die gewoon inloggen met die gegevens. Heeft de nieuwe Digitverantwoordelijke dat nog niet gedaan, dan kan die op http://digit.ksa.be via de knop "Wachtwoord vergeten of instellen?" een wachtwoord instellen. De mailtjes met inloggegevens komen wel al eens bij "ongewenste mail' terecht, kijk ook daar eens na of je het mailtje hebt ontvangen.
Let er op dat je eerst de Digitverantwoordelijke inschrijft en hem daarna de functie Digitverantwoordelijke toewijst voor je andere wijzigingen doet! Anders zal Digit blokkeren
Wat moet ik doen voor het vlagmoment op 15 oktober?
Op 15 oktober vindt steeds het vlagmoment plaats. Het vlagmoment is een controletijdstip in Digit. Voor die datum moet je volgende verplichte gegevens zeker ingeven in Digit. Als je dat niet tijdig doet, zal je Digit geblokkeerd worden en kan je geen inschrijvingen meer doen.
- De vijf verplichte functies (contactpersoon, groepsleid(st)er, penningmeester, Digitverantwoordelijke, Lokaal- & vzw-verantwoordelijke) moeten toegewezen worden aan minstens één leid(st)er.
- Elke leefdtijdsgroep moet minstens één leid(st)er toegewezen hebben. Dat houdt in dat je ook de leeftijdsgroepen leiding, ondersteunende leden, Hernieuwers ... een leid(st)er toewijst!
- De adresgegevens van je hoofdlokaal moeten worden ingevuld bij de gegevens van je groep. Die gegevens blijven elk jaar bewaard, dus dat hoef je niet elk jaar opnieuw in te geven.
- Je moet minstens tien leden ingeschreven hebben.
Als die gegevens niet zijn ingegeven in Digit, zal je je na het vlagmoment niet meer kunnen aanmelden in Digit! Mocht dat inderdaad het geval zijn, stuur je best een mailtje naar digit@ksa.be. Vergeet zeker je groepsnummer niet te vermelden!
Het vlagmoment is geen deadline voor de inschrijving van je leden. Je kan het hele jaar door nieuwe leden inschrijven.
Hoe wijs ik leid(st)ers toe aan een leeftijdsgroep?
Om een leid(st)er toe te voegen ga je naar het tabblad "Groepen" en dan naar "Leeftijdsgroepen". Op dat tabblad klik je per leeftijdsgroep op het potloodje (rechts). Op de bewerkingspagina kan je nu leiding toewijzen aan de leeftijdsgroep. Doe dat voor alle leeftijdsgroepen, dus ook de leeftijdsgroepen 'leiding', 'ondersteunende leden' en de leeftijdsgroepen die (tijdelijk) niet gebruikt worden.
Opgelet! Enkel leiding die is ingeschreven voor het huidige werkjaar kan je toevoegen aan een leeftijdsgroep. Als je dus een bepaalde leid(st)er niet kan toevoegen, zal je hem of haar dus eerst moeten inschrijven voor het huidige werkjaar en daarna pas toevoegen aan een bepaalde leeftijdsgroep.
Leid(st)ers die zijn toegevoegd aan een bepaalde leeftijdsgroep hebben leesrechten als ze zich zelf aanmelden met hun eigen account in Digit. Een leid(st)ter die je bijvoorbeeld toewijst aan de leeftijdsgroep 'jonghernieuwers' zal de gegevens van deze jonghernieuwers kunnen raadplegen (niet bewerken), exporteren of rechtstreeks naar kunnen mailen vanuit Digit.
Hoe werk ik als groep met het openbaar registratieformulier voor nieuwe leden?
Sinds september 2022 is het mogelijk om als groep het ‘openbaar registratieformulier’ te gebruiken in Digit. Het registratieformulier is een openbare link die wordt aangemaakt met een blanco digitaal invulformulier dat daarna verspreid kan worden naar (ouders van) nieuwe leden die zich willen inschrijven in jullie KSA-groep. Zo hoef je niet steeds de gegevens van nieuw leden te noteren op jullie startdag en daarna over te typen in Digit.
Deze optie staat standaard uit in Digit, maar kan dus aangezet worden door de Digitverantwoordelijke van de groep. De Digitverantwoordelijke dient hiervoor eerst naar het tabblad ‘groepen – gegevens’ te surfen. Op deze pagina staat de optie ‘Openbaar registratieformulier’ standaard uit gevinkt. Door bovenaan op de knop ‘bewerken’ te klikken kan je dit registratieformulier aanvinken. Zodra je deze aanpassingen opslaat, zal er een openbare link aangemaakt worden. Op het tabblad van de gegevens kan je nu deze openbare link terugvinden.
Deze link kunnen jullie dan communiceren naar (ouders van) nieuwe leden. Zodra zij op deze link klikken zullen ze een digitaal invulformulier moeten invullen (zoals bij het aanmaken van een ‘nieuw lid’ in Digit). Als ze dit formulier invullen en verzenden, zal de Digitverantwoordelijke een mailtje ontvangen dat er iemand dit formulier heeft ingevuld. De Digitverantwoordelijke kan dan op Digit onder het tabblad ‘groepen – leden goedkeuren (approve members)' de lijst raadplegen van welke leden deze lijst hebben ingevuld. De Digitverantwoordelijke zal dit per geregistreerd lid dit formulier eerst moeten goedkeuren (of weigeren) en een leeftijdsgroep moeten aanduiden vooraleer het nieuwe lid is ingeschreven in Digit.
Let op! Het inschrijvingsformulier kan enkel gebruikt worden voor nieuwe leden. Als je het digitale formulier opent als je bent aangemeld in Digit, dan zal je een melding krijgen dat je al bent ingeschreven in Digit. Als je toch dit formulier wenst in te vullen (bv: aangemeld met account van broer of zus), zal je je eerst moeten afmelden in Digit en terug naar deze link surfen. Dan is het wel mogelijk om het digitaal invulformulier in te vullen en te verzenden. Als een bestaand of ingeschreven lid zijn of haar gegevens invult, dan zal Digit de melding geven dat dit lid al bestaat en/of ingeschreven is en je contact dient op te nemen met de Digitverantwoordelijke.
Tip! Je kan deze link communiceren via een digitaal platform, maar je kan ook een laptop klaarzetten op jullie startdag met deze link, zodat ouders van nieuwe leden rechtstreeks hun gegevens kunnen ingeven en de Digitverantwoordelijke achteraf pas deze leden al dan niet zal goedkeuren. Je kan ook een QR-code aanmaken van deze link, zodat ouders dit invulformulier op hun smartphone kunnen invullen.
Hoe maak ik een wachtwoord aan voor leden in Digit?
Het is interessant voor je medeleiding en leden om een account te hebben op Digit. Op die manier kunnen ze zichzelf aanmelden in Digit en zo hun eigen gegevens aanpassen of zich inschrijven voor activiteiten. Elk ingeschreven lid ontvangt elk werkjaar een inschrijvingsmailtje met digitale lidkaart, zodra ze worden ingeschreven in Digit. In dit mailtje staat o.a. een overzicht van hun eigen gegevens en hoe ze deze eventueel kunnen aanpassen door zelf in te loggen op Digit.
Een nieuw lid ontvangt in het inschrijvingsmailtje een link om hun wachtwoord in te stellen. Een lid dat vorig werkjaar (of ooit) al was ingeschreven en ook dit werkjaar heeft normaal al een wachtwoord ingesteld. Had het lid al een wachtwoord ingesteld, maar is het lid dit vergeten of heeft het lid dit nooit ingesteld? Dan surf je naar http://digit.ksa.be en geef je jouw lidnummer in op het inlogscherm van Digit. Daarna klik je op 'wachtwoord instellen of vergeten?' om je eigen wachtwoord in te stellen.
Het lidnummer vindt iedereen terug op de digitale lidkaart en in het inschrijvingsmailtje of op het etiket van de leden- of leidingstijdschrift dat elke KSA'er ontvangt in zijn brievenbus. Er is ook steeds de mogelijkheid om je lidnummer op te vragen bij de Digitverantwoordelijke van jouw KSA-groep.
Ontvangt een lid toch geen e-mail met de link om een wachtwoord in te stellen? Dan zit het mailtje waarschijnlijk in zijn of haar spam-mailbox of er staat een foutief e-mailadres ingesteld bij de gegevens van het lid. De Digitverantwoordelijke van de groep kan dan het e-mailadres aanpassen van het lid door de gegevens te wijzigen. Daarna kan het lid nogmaals op 'wachtwoord vergeten of instellen?' klikken om het mailtje met een link te ontvangen.
Moet elk lid een uniek e-mailadres hebben?
Sinds de update van september 2020 is het niet langer vereist dat elk lid een uniek e-mailadres heeft. Je kan vanaf nu dus hetzelfde e-mailadres aan meerdere gebruikers toewijzen in Digit. Zo kunnen ouders die meerdere kinderen hebben die ingeschreven zijn bij KSA hetzelfde e-mailadres opgeven bij hun inschrijving in Digit. Elk ingeschreven lid/ leiding kan met zijn eigen profiel het volgende in Digit:
- eigen gegevens aanpassen als die fout zouden zijn (adres, telefoonnummer,...)
- inschrijven voor activiteiten (kampen van plaatselijke groepen, initiatieven van KSA,...)
- eigen historiek in KSA bekijken
