Financiën van een vzw

Een kleine vzw moet een liquiditeitsboekhouding voeren, waarbij alle inkomsten en uitgaven worden genoteerd. Een vrij eenvoudig systeem dus. De ontvangsten en uitgaven worden geboekt op het ogenblik dat de gelden op het bankuittreksel zijn vermeld of als zij contant zijn ontvangen of uitgegeven. De originele dagboeken moeten gedurende 10 jaar worden bijgehouden.

Je beheert een grote vzw van zodra je vzw aan twee van de onderstaande criteria voldoet: 

• 5 werknemers
• € 312.500 aan ontvangsten
• Vermogen van € 1.249.500

Een grote vzw moet een dubbele boekhouding voeren, net zoals een handelsvennootschap. De exacte regels daarrond worden bepaald door de Commissie van  Boekhoudkundige Normen, informeer je dus goed, als je een grote vzw beheert.

Belangrijk is ook dat alle boekingen de nodige bewijskracht hebben en dus gedekt zijn door een voldoende bewijskrachtig document. Dat kan bv. een rekeninguittreksel of een kasticket zijn, maar ook een ondertekende kostennota is volkomen geldig document. De originele dagboeken moeten gedurende 10 jaar worden bijgehouden.

In je statuten wordt bepaald over welke termijn een boekjaar loopt. Je kan opteren voor kalenderjaren (januari-december), werkjaren (september-augustus) …

In een vzw zorgt de Raad van Bestuur voor het dagelijkse financieel beleid. Maar het is de Algemene Vergadering die de financiële documenten goedkeurt.

Een begroting is een schatting van alle kosten en opbrengsten voor het komende jaar. Eigenlijk is de begroting het beleidsdocument dat door de Algemene Vergadering wordt gegeven aan de Raad van Bestuur om binnen dat financieel kader het beleid uit te voeren.

Het jaarverslag/afrekening is een verzameling van alle uitgaven en inkomsten van de vzw tijdens het boekjaar om zo rekenschap te kunnen afleggen van de activiteiten van de vzw.

De Raad van Bestuur presenteert de afrekening ter goedkeuring aan de Algemene Vergadering, ten laatste zes maanden na het afsluiten van het boekjaar.

Samen met de afrekening presenteert de Raad van Bestuur de balans van de vzw. De balans is een inventarisatie van enerzijds de bezittingen en vorderingen en anderzijds de schulden en verplichtingen. Dat gebeurt op het einde van het boekjaar.

Samen met het financieel jaarverslag moet de balans worden neergelegd bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel. De kleine vzw’s moeten jaarlijks hun jaarrekening neerleggen op de griffie van de rechtbank van koophandel. Het niet neerleggen van de rekening gedurende drie opeenvolgende boekjaren kan de ontbinding van de vzw tot gevolg hebben. De rekening van de grote vzw’s wordt binnen 30 dagen na de goedkeuring ervan bij de Nationale Bank van België neergelegd.