Jaarlijkse verplichtingen van een vzw
Hieronder vind je een woordje uitleg over de jaarlijkse verplichtingen van een vzw.
1. Jaarrekening neerleggen
Elke vzw moet een jaarrekening neerleggen. Een micro of kleine vzw kunnen hun jaarrekening neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank, een 'andere dan kleine' of grote vzw kan dit bij de Nationale bank. Een micro en kleine vzw kan in de meeste gevallen een vereenvoudigde boekhouding voeren waarbij alle inkomsten en uitgaven worden genoteerd. De ontvangsten en uitgaven worden geboekt op het ogenblik dat de gelden op het bankuittreksel zijn vermeld of als zij contant zijn ontvangen of uitgegeven. De originele dagboeken moeten 10 jaar bewaard worden.
2. Minstens één algemene vergadering (AV) houden
De Algemene Vergadering (AV) moet de jaarlijkse jaarrekening van het afgelopen boekjaar en de begroting van het komende jaar goedkeuren. Ook moet de AV kwijting verlenen (= goedkeuring geven) aan de bestuurders. Deze AV moet binnen de termijn van 6 maanden na het vorige (boek)jaar gehouden worden.
Deze AV moet minstens één keer per jaar samenkomen, maar dit mag ook meer. Het benoemen en ontslaan van (nieuwe) leden en bestuurders en een eventuele statutenwijziging kan enkel op een AV gebeuren. Deze ontslagen, benoemingen en eventuele statutenwijzigingen dienen neergelegd te worden in het Belgisch Staatsblad. Deze wijzigingen dienen ook binnen de 8 dagen na publicatie aangepast te worden in het UBO-register.
3. Minstens één Bestuursorgaan (BO) houden
Het bestuursorgaan (BO) is een collegiaal orgaan, belast met het bestuur van de vereniging. De BO moet minstens één vergadering per jaar houden, maar in de praktijk zal dit vaak meer dan één keer zijn aangezien ze verantwoordelijk zijn voor het bestuur van de vereniging.
De bestuurders moeten de jaarrekeningen en begrotingen (die de AV moet goedkeuren) opstellen.
4. Ledenregister bijhouden
Het Bestuursorgaan stelt het ledenregister op waarin de naam, voornaam en woonplaats (domicilieadres) van de leden van de vereniging vermeld staan. Dit zijn meteen ook de leden die stemrecht hebben in de Algemene Vergadering (AV). Het ledenregister moet constant up-to-date gehouden worden. Als de ledensamenstelling verandert, moet het register binnen de 8 dagen nadat het bestuur er kennis van heeft gekregen, aangepast worden. Het ledenregister moet bijgehouden worden op het adres van de maatschappelijke zetel van de vereniging. Dit mag ook elektronisch bijgehouden worden, maar je moet er altijd de historiek van de aanpassingen in het ledenbestand uit kunnen afleiden.
Opmerking: De officiële leden van de vzw worden benoemd op de Algemene Vergadering (AV) en zijn dus niet te verwarren met de ingeschreven leden (of ouders van de ingeschreven leden) van jullie plaatselijke KSA-groep.
5. Rechtspersonenbelasting indienen
Elke vzw moet jaarlijks de aangifte rechtspersonenbelasting (RPB) indienen bij de Federale Overheidsdienst (FOD).
De meeste jeugdorganisaties zullen in de praktijk vaak een blanco biljet kunnen terugsturen (nihil aangifte), maar dan nog is de aangifte verplicht. De aangifte kan je online via Biztax indienen.
6. Patrimoniumtaks (succesierechten) indienen
Vzw's moeten opgeven wat ze aan patrimonium (= onroerende en roerende goederen) hebben en hoeveel dit zou opbrengen als het allemaal verkocht zou worden. Sinds januari 2024 is deze taks hervormd en wordt er een progressief tarief gehanteerd. Onderstaande tarieven zijn van toepassing:
tot € 50.000 = vrijgesteld
€ 50.000,01 - € 250.000 = 0,15%
€ 250.00,01 - € 500.000 = 0,30 %
> € 500.000 = 0, 45%
Het jeugdwerk is ook gedeeltelijk vrijgesteld voor deze patrimoniumtaks. Het gaat om een gedeeltelijke vrijstelling van 62,3% van het patrimonium. Bij de berekening van de belasting wordt dus maar 37,7% van je patrimonium in rekening gebracht.
De belastingsdienst zal zelf geen aanslagbiljet opsturen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om deze vermogensstaat op te maken op 1 januari en deze taks te betalen als deze van toepassing is. De aangifte is verplicht, behalve als het vermogen lager dan € 50.000 is (=vrijgesteld) . De deadline voor het indienen van deze taks is 31 maart. De aangifte kan op papier of sinds de hervorming ook digitaal ingediend worden.
7. UBO-register invullen
Het is verplicht als vzw om het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner of uiteindelijke begunstigden) in te vullen voor jouw vzw. De uiteindelijke begunstigden van een vzw zijn:
- De leden van het bestuursorgaan
- De leden die gemachtigd zijn en de vereniging vertegenwoordigen
- De personen belast met het dagelijks bestuur van de vzw
- De stichters van de vzw
- Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap heeft over de vzw.
Het UBO-register dien je digitaal in te vullen op de website van de Federale Overheidsdienst (FOD). Wijzigingen (bv. ontslagen en benoemingen van (nieuwe) bestuurders dien je ook zo snel mogelijk aan te geven in het digitale register. Ook als er geen wijzigingen zijn, moet je jaarlijks bevestigen dat de informatie in het UBO-register actueel is.
