Privacy

Waarover gaat de nieuwe wet eigenlijk?

Bedrijven en organisaties konden te lang data die ze, vaak via het internet, verzamelden vrij gebruiken én misbruiken. Dankzij de nieuwe wetgeving moet er nu veel voorzichtiger omgesprongen worden met het verzamelen, bewaren en verspreiden van persoonsgegevens. Er moet transparant gecommuniceerd worden over welke gegevens verzameld worden en wat ermee gedaan wordt. Alle bedrijven, vzw’s, feitelijke verenigingen die persoonsgegevens verwerken, dus ook elke KSA-groep, moeten de nieuwe spelregels volgen. De Gegevensbeschermingsautoriteit zal daarop toezien en eventuele klachten behandelen.

Moeten wij ons ook in regel stellen met de GDPR?

De GDPR is ontwikkeld om de persoonsgegevens van individuen te beschermen. De nieuwe richtlijnen gelden voor alle organisaties die persoonlijke gegevens verzamelen, bewaren, verwerken en/of doorgeven en daar hoort jouw KSA-groep ook bij. Elke organisatie, zowel vzw’s als feitelijke verenigingen, moeten zich dus in regel stellen met de huidige privacywet.

Wat kunnen we als groep doen?

De GDPR trad officieel in werking op 25 mei 2018. Tijd dus om je groep in regel te stellen. Op deze pagina vind je alle voorbeelddocumenten en informatie terug om hiermee aan de slag te gaan. Hieronder vind je per thema de belangrijkste info en tips. 

Persoonsgegevens

Gegevens verzamelen van leden, ouders, leiding en vrijwilligers mag en blijft noodzakelijk om een KSA-werking goed te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens, inschrijvingsgegevens, aanwezigheden, gegevens voor de verzekering en praktische informatie die nodig is om activiteiten veilig te laten verlopen.

KSA werkt hiervoor onder andere met Ravot, het administratieplatform van KSA. Via Ravot kunnen ouders, leden, leiding en groepen gegevens beheren die nodig zijn voor de werking. Ouders en leden kunnen via hun eigen account bepaalde gegevens zelf nakijken en aanpassen. Zo blijven gegevens actueler en kunnen fouten sneller rechtgezet worden.

Als KSA-groep mag je persoonsgegevens enkel gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld werden. Geef persoonsgegevens dus niet zomaar door aan derden en vraag enkel gegevens op die je echt nodig hebt voor de werking. Contactgegevens zijn bijvoorbeeld nodig, maar gegevens zoals religie of geaardheid zijn dat normaal niet.

De gegevens die je doorgeeft aan KSA Nationaal vzw zijn noodzakelijk voor onder andere ledenadministratie, verzekering, ondersteuning van groepen en de algemene werking van KSA. Ouders, leden, leiding en vrijwilligers hebben steeds het recht om hun gegevens in te kijken, te laten aanpassen of, waar mogelijk, te laten wissen.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Gegevens van leden die KSA verlaten hebben, verwijder je als groep best uit eigen lijsten of bestanden zodra je die niet meer nodig hebt. Werk je met oud-leiding of vrijwilligers die je regelmatig contacteert, dan kan het verantwoord zijn om bepaalde contactgegevens langer te bewaren.

Tips: 

• Gebruik zoveel mogelijk Ravot als centrale plaats voor ledenadministratie. Vermijd losse Excelbestanden of aparte lijsten als dat niet nodig is.
• Werk je toch met lijsten buiten Ravot, bewaar die dan veilig, deel ze enkel met wie ze nodig heeft en verwijder ze zodra ze niet meer nodig zijn.
• Laat enkel de juiste personen toegang hebben tot Ravot en andere administratieve bestanden. Werk met persoonlijke accounts en deel geen wachtwoorden.
• Verwijs op formulieren, websites en communicatie waar persoonsgegevens gevraagd worden kort naar de privacyverklaring.
• Elke KSA-groep houdt best een verwerkingsregister bij waarin staat welke gegevens verzameld worden, waarvoor ze gebruikt worden, wie toegang heeft en hoe lang ze bewaard worden.

Nieuwsbrieven en algemene mails

Het versturen van een nieuwsbrief naar leden, ouders en leiding is in veel gevallen geen probleem. Je mag ervan uitgaan dat leden en leiding op de hoogte willen gehouden worden van wanneer en waar evenement x doorgaat of hoe ze zich kunnen inschrijven voor initiatief y. Het versturen van praktische informatie is noodzakelijk voor het uitvoeren van de activiteiten van een jeugdbeweging en onze leden verwachten ook dat ze die informatie zullen krijgen.

Tips:

• Als je een mail naar een aantal mensen tegelijk verstuurt, zet de emailadressen dan in bcc. Zo verspreid je niet ongevraagd e-mailadressen.  
• Als je met mailinglijsten werkt, voorzie dan altijd een optie om uit te schrijven.
• Werk je met een nieuwsbriefsysteem, verzendlijsten of het administratieplatform Ravot? Zorg dan dat enkel personen die dit nodig hebben toegang krijgen. Werk met persoonlijke accounts, hou de toegang actueel en verwijder toegang van leiding of vrijwilligers die niet langer actief zijn.
• Bewaar een gezond evenwicht in het versturen van praktische informatie, vermijd een overvloed aan mails en sluikreclame.

Medische Fiche

Medische gegevens zijn gevoelige persoonsgegevens. Daarom moet je hier extra zorgvuldig mee omgaan en is het belangrijk dat ouders of leden goed weten waarvoor die gegevens gebruikt worden.

KSA werkt met een medische fiche in Ravot. Ouders of leden kunnen de medische gegevens via hun eigen account invullen en aanpassen. Zo beschikt de groep over de nodige informatie om activiteiten, weekends en kampen veilig te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan allergieën, medicatie, aandachtspunten of andere medische informatie die belangrijk kan zijn voor de begeleiding.

Gebruik medische gegevens enkel voor de veiligheid en zorg van het lid tijdens de KSA-werking. Niet iedereen binnen de leidingsploeg moet toegang hebben tot alle medische informatie. Deel enkel de informatie die nodig is met de leiding of verantwoordelijken die het lid begeleiden.

Tips:

• Vraag enkel medische informatie die echt nodig is om veilig voor het lid te kunnen zorgen.
• Stimuleer ouders en leden om de medische fiche in Ravot regelmatig na te kijken en aan te passen, zeker voor kampen, weekends of meerdaagse activiteiten.
• Duid binnen de leidingsploeg één of enkele verantwoordelijken aan die de medische fiches opvolgen.
• Deel medische informatie enkel met leiding die deze informatie nodig heeft.
• Print medische fiches alleen als dat praktisch nodig is, bijvoorbeeld op kamp. Bewaar prints veilig en vernietig ze na afloop.
• Vermijd aparte kopieën buiten Ravot.

Beeldmateriaal

Voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal heb je de schriftelijke toestemming nodig van de afgebeelde personen (of in het geval van een -13-jarige van een ouder). Uitzonderingen op de toestemmingsregel gelden als de betrokken persoon niet het hoofdonderwerp van de foto is en er dus toevallig op staat. Een groepsfoto of algemeen sfeerbeeld mag dus wel gepubliceerd worden zonder vooraf toestemming te vragen. Om een beeld waar je expliciet twee kinderen op uitlicht te gebruiken moet je wel toestemming vragen.

Tips:

• Vraag via Ravot of via een apart toestemmingsformulier bij de start van het werkjaar toestemming om foto’s te nemen en te publiceren voor het komende werkjaar.
• Voor initiatieven waarbij veel niet-leden aanwezig zijn en waarvan je graag gerichte foto's wil publiceren kan je nog eens apart aan iedereen toestemming vragen. Daarvoor maakten we een standaardformulier dat je terugvindt bij de downloads.
• Publiceer geen foto’s die aanstootgevend of kwetsend overkomen.
• Let op welke foto’s je verspreidt via het internet. Een openbare website, instagramprofiel of facebookpagina is niet de aangewezen plek om volledige fotoalbums te delen. Bewaar die ruimtes voor zorgvuldig geselecteerde promotionele beelden waarvan je weet dat ze oké zijn. De vele kampfoto’s delen met ouders en leden doe je beter via een besloten facebookgroep of een afgesloten gedeeld album via Google Drive of Dropbox.
• Duid een contactpersoon aan bij wie ouders of leden terecht kunnen met klachten over gepubliceerd beeldmateriaal en communiceer er ook over via de website, op een fotopagina en/of in het ledentijdschrift.
• Individuen hebben steeds het recht om hun toestemming in te trekken. Verwijder in de mate van het mogelijke dus steeds ongewenste foto’s en vermijd zo dat er verdere stappen ondernomen worden.