Financiële afspraken
De financieel verantwoordelijke is verantwoordelijk voor een goed beheer van de kas van jouw plaatselijke KSA-groep. Zorgvuldig en secuur werken is van levensbelang voor een goed kasbeheer. Kies daarom iemand die de verantwoordelijkheid ten volle opneemt.
Vergeet ook niet regelmatig de gegevens van je financieel verantwoordelijke (penningmeester) in Digit te updaten. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt wat financiële zaken betreft.
Eigenlijk zijn financiën een zorg van iedereen binnen jouw groep. Maak duidelijke afspraken en zorg dat alle leiding op de hoogte is van de financiën. Enkele tips zijn:
- Elke maand wordt er een financieel overzicht gepresenteerd. Zo blijft iedereen tijdig op de hoogte en is iedereen medeverantwoordelijk.
- Bespreek de financiële resultaten van je initiatieven. Komen de eigenlijke opbrengsten/uitgaven (je afrekening) overeen met de op voorhand ingeschatte bedragen (je begroting)?
- Uitgaven en investeringen:
- Wie beslist er over uitgaven? Tot welk bedrag kan er autonoom gehandeld worden?
- Welke onkosten worden terugbetaald? Zorg er steeds voor een bewijs is voor een terugbetaling, zo vermijd je discussies achteraf.
- Betaal je een kilometervergoeding? Voor wie en hoeveel krijg je dan?
- Kosten voor leiding. Wie betaalt wat en wanneer? Welk systeem hanteer je om consumpties af te rekenen: onmiddellijk cash betalen, een streepjeslijst of een forfaitair systeem?
- Zijn er afspraken over leeftijdsgroepkassen? Wanneer worden die afgerekend? Welke kosten worden met die kassen betaald en welke met de algemene kas?
Nadenken over financiële afspraken vormt de basis van een financieel beleid. Evalueer de afspraken jaarlijks en denk daarbij ook na over de volgende zaken:
- Welke investeringen plannen we het komende jaar?
- Welk bedrag hebben we nodig om de gewone werking te betalen? Welk bedrag kunnen we sparen?
- Is het nodig om een besparingsplan (geldnood) of een bestedingsplan op te stellen?