Vanaf 1 januari moeten alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen overschakelen naar PEPPOL (e-facturatie) voor het verzenden van facturen naar elkaar. Voor jouw groep is het belangrijk om te bekijken of jullie moeten voldoen aan deze wetgeving.
Een e-factuur is een digitale factuur in een gestructureerd XML-formaat, die automatisch kan worden verwerkt door boekhoud- en facturatiesoftware. Dit is niet hetzelfde als een pdf-factuur per mail. E-facturatie verloopt via Peppol, een internationaal beveiligd netwerk voor uitwisseling van elektronische documenten. Je facturatiesoftware maakt verbinding met dat netwerk om facturen automatisch te verzenden en te ontvangen.
De kans is groot dat jouw groep een feitelijke vereniging is en dat is in dit geval goed nieuws! Als feitelijke vereniging verandert er in principe niets. Je kan jouw boekhouding op dezelfde manier blijven doen zoals je gewoon bent. Je hoeft geen e-facturen uit te sturen.
Als je vzw volledig vrijgesteld is van btw (door artikel 44 van het btw-wetboek) is er geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen. Normaal gezien is dit het geval, aangezien jeugdwerk vrijgesteld is van btw.
Is jouw groep een vzw? En heb je een actief btw-nummer? Dan geldt de verplichting vanaf 1 januari 2026 voor zowel het versturen als ontvangen van facturen met andere btw-plichtige ondernemingen.
Er zijn maar heel weinig groepen die een vzw hebben met een actief btw-nummer. Dus normaal gezien moet je je geen zorgen maken.
Sommige klanten (zoals scholen, gemeenten) verwachten een e-factuur, ongeacht jouw btw-regeling. Met een gratis account bij Billit kan je facturen via Peppol aanleveren. Ook via het Mercuriusportaal van de overheid kan je dat gratis doen.
